الدليل الشامل لتوجيه الموظفين الجدد

هناك العديد من الفوائد لتوجيه الموظفين. من أبرزها أنه يمكن أن يقلل من الأخطاء المكلفة. فالموظفون الجدد الذين يتم توجيههم بشكل صحيح هم أقل عرضة لارتكاب الأخطاء الناتجة عن نقص المعرفة سواء في الإجراءات أو العمليات. يمكن أن يساعد التوجيه أيضًا في تقليل معدلات الدوران الوظيفي، فالموظفون الذين يشعرون بالترحيب والدعم من قبل مؤسستهم هم أكثر عرضة للبقاء معها لفترة أطول. أخيرًا ، يمكن أن يساعد التوجيه في تحسين إنتاجية الموظف، فعندما يفهم الموظفون ما هو متوقع منهم ويتمكنون من الوصول إلى الموارد التي يحتاجون إليها، فإنهم يكونون قادرين على العمل بكفاءة أكبر.

أبرز الفوائد:

-تقليل معدل الدوران الوظيفي

-تحسين الإنتاجية وتعزيز الأداء

-شعور الموظف بالترحيب والاندماج في ثقافة الشركة

-تقديم توقعات وإرشادات واضحة للموظف الجديد

-زيادة الرضا الوظيفي والارتباط بالمؤسسة

-إنشاء أساس للتعلم والتطوير المستمر

غالبًا ما يتم استخدام المصطلحين التوجيه Orientation والإعداد Onboarding بشكل متبادل، ولكن هناك فرق رئيسي بين الاثنين. في الواقع فإن التوجيه هو الخطوة الإولى في عملية الإعداد. تتضمن عملية التوجيه، تعريف الموظفون الجدد على تاريخ المؤسسة وقيمها وثقافتها. سيتلقون أيضًا نظرة عامة على سياسات المؤسسة وإجراءاتها. بالمقابل، يعد الإعداد عملية أكثر شمولاً تساعد الموظفين الجدد على التكيف مع أدوارهم ومسؤولياتهم الجديدة. وفي حين أن التوجيه قد يكون قصير المدى من ساعات إلى أيام قليلة، يمكن أن يستمر الإعداد من أسابيع إلى شهور، وعادةً ما يتضمن أشياء مثل التدريب على رأس العمل، والتوجيه، والظل الوظيفي. باختصار، يتعلق التوجيه بتعريف الموظفين الجدد بالمؤسسة، وبأدوارهم، بينما يتعلق الإعداد بمساعدتهم على أن يصبحوا أعضاء منتجين في المؤسسة.

لإنشاء برنامج توجيه فعال، يجب التأكد من أنه منظم جيدًا ويغطي جميع المحاور الأساسية. فيما يلي بعض النصائح لمساعدتك في إنشاء برنامج توجيه فعال:

1 - ابدأ بإعطاء لمحة عامة عن المؤسسة وتاريخها ورسالتها. سيساعدهم ذلك على فهم أهداف المؤسسة وفهم الصورة الكبرى والسياق العام لوظائفهم.

2 - عرف الموظفين بسياسات وإجراءات المؤسسة. ولضمان فهمها واستيعابها يمكن أن تتم من خلال برنامج تدريب إلكتروني يتضمن اختبار المعرفة.

3- امنح الموظفين الجدد لمحة عامة عن واجباتهم ومسؤولياتهم الوظيفية. يجب أن يتضمن البرنامج نظرة عامة على مسؤوليات وتوقعات الوظيفة، ليتمكنوا من البدء في أداء عملهم بفعالية من اليوم الأول.

4 - عرف الموظفين الجدد بزملائهم في العمل والموظفين الرئيسيين الآخرين. سيساعدهم ذلك على الشعور بالترحيب والراحة في بيئتهم الجديدة.

5 - عرفهم بأنظمة وأدوات العمل، وكيفية استخدامها في عملهم اليومي، وتحديد الأشخاص الذين يمكن الرجوع إليهم في حال وجود أسئلة متعلقة بالأنظمة.

6 - اشرح مزايا الموظفين، عند تغطية مزايا الموظفين، من المهم شرح كافة المزيا وكيف يمكن للموظفين الاستفادة منها، والإجابة على أسئلتهم بشأنها.

7 - نظم لهم جولة في المنشأة. قد تحتاج إلى القيام بجولة تعريفية في المنشئة لتعريف الموظفين على بيئة عملهم وقد تحتاج إلى تعريفهم بإجراءات السلامة في المنشأة.

قد تختلف محتويات البرنامج من مؤسسة إلى أخرى لكن هذه العناصر المذكورة هي الأكثر شيوعا لدى أغلب المؤسسات.

هناك العديد من الفوائد لتضمين التدريب الإلكتروني في برنامج توجيه الموظفين ومن أبرزها توفير تجربة توجيهية متسقة وعالية الجودة تكون مصممة لتلبية الاحتياجات المحددة لمؤسستك، ومن فوائدها أيضا توفير تغطية أكثر شمولية لمختلف المواضيع، واستخدام ميزات وسائل الإيضاح والتدريب التفاعلي للتآكد من استيعاب السياسات والإجراءات والعمليات. مما يساعد الموظفين الجدد على التعلم بسرعة وفعالية أكبر وتوفير الوقت والمال. ويكتسي ذلك أهمية بالغة للمؤسسات التي لها العديد من الفروع في أماكن جغرافية مختلفة.

يعد توجيه الموظفين جزءًا مهمًا من تجربة الموظفين الجدد. يمنحهم الفرصة للتعرف على تاريخ المؤسسة وثقافتها وقيمها. كما أنه يزودهم بمعلومات مهمة حول واجباتهم الوظيفية وما يتوقع منهم في وظائفهم الجديدة. إذا قمت بتوجيه الموظفين الجدد بشكل صحيح، سيساعدك ذلك في التأكد من أنهم سيصبحون أعضاء منتجين وناجحين في المؤسسة.